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Descubre cómo usar WhatsApp Business y despegar tu negocio

Tiempo de Lectura Aproximado: 15 min

Índice de Contenido

Si tienes un negocio o eres responsable del marketing de tu empresa, WhatsApp Business puede ser un recurso inestimable.

Desde una rápida respuesta de atención al cliente hasta mensajes de bienvenida automatizados e incluso notificaciones de pedidos, las funciones que ofrece esta increíble plataforma de mensajería instantánea abren infinitas oportunidades para hacer crecer tu base de clientes, mantenerlos comprometidos con tu marca y aumentar tus ventas para pequeñas y medianas empresas por igual.

cómo usar whatsapp business

Además, dado que ya cuenta con millones de usuarios que participan activamente en su plataforma cada día, WhatsApp proporciona el canal de comunicación perfecto para conectar con los clientes de formas más significativas que nunca.

Si acabas de empezar tu camino emprendedor o quieres un impulso extra de eficiencia para tu negocio ya existente, has venido al lugar adecuado. Sigue leyendo y descubre cómo WhatsApp Business te ayudará a disparar tus beneficios, manteniendo a tus clientes comprometidos en cada paso de su viaje.

Así que, ¡aprendamos juntos a utilizar esta gran herramienta y hagamos despegar tu negocio!

Visión general de WhatsApp Business y lo que puede hacer

Empezaremos por lo básico. El elemento más importante para utilizar WhatsApp Business es configurar correctamente tu cuenta y tu perfil.

Esto incluye el nombre de tu empresa, información de contacto, logotipo o imagen, descripción y mucho más.

Todo esto será visible para los clientes potenciales cuando te busquen en el directorio de la aplicación, ¡así que asegúrate de que refleja tu marca con precisión! Una vez que tengas todo configurado correctamente, puedes pasar a conectar con los clientes.

Tanto si necesitas enviar un mensaje de bienvenida como actualizar el estado de un pedido, estas herramientas automatizadas te ayudarán a acelerar el tiempo de respuesta y aumentar la satisfacción del cliente en un abrir y cerrar de ojosWhatsApp Business es una gran herramienta para empresarios y vendedores.

Te ayuda a hacer crecer tu negocio conectando con los clientes de formas nuevas y significativas. Puedes utilizar herramientas automatizadas como chatbots y mensajes para responder rápidamente a las preguntas de los clientes y mantenerlos informados sobre sus pedidos.

Así es más fácil obtener más beneficios y mantener contentos a los clientes.

Si quieres saber más consejos para vender por WhatsApp haz click aquí.

¿WhatsApp y WhatsApp Business es lo mismo?

WhatsApp es una app de mensajería que permite a los usuarios comunicarse con amigos, familiares y colegas a través de mensajes de texto, llamadas y videollamadas. Es ideal para uso personal y es muy popular en todo el mundo.

Por otro lado, WhatsApp Business ha sido diseñado específicamente para ayudar a los empresarios y profesionales de marketing a conectarse con sus clientes, manejar consultas y automatizar sus procesos de atención al cliente.

Entonces, ¿cómo puedes aprovechar WhatsApp Business para comunicarte de manera efectiva con tus clientes?

Un ejemplo real podría ser una compañía de ropa que utiliza WhatsApp Business para enviar actualizaciones de inventario, promociones y responder preguntas sobre tallas y disponibilidad de productos.

Al utilizar las funciones de respuestas rápidas y mensajes de ausencia, la tienda puede gestionar eficientemente las consultas de los clientes y brindar un excelente servicio al cliente.

¿Cómo crear una cuenta en WhatsApp Business?

En nuestro articulo ¿Cómo hacer un WhatsApp de empresa? Tutorial paso a paso podrás encontrar una guía práctica y completa para que puedas crear tu cuenta de WhatsApp.

Pero si no tienes tiempo aquí te compartimos la guía rápida:

  1. Descarga la aplicación versión móvil: Ve a [la tienda de aplicaciones] de tu dispositivo móvil y busca “WhatsApp Business”. Descarga e instala la aplicación en tu teléfono.
  2. Verifica tu número de teléfono: Abre la aplicación y sigue los pasos para verificar tu número de teléfono comercial. Es importante utilizar un número diferente al que usas para tu cuenta personal de WhatsApp.
  3. Personaliza tu perfil de negocio: Una vez verificado tu número, completa tu perfil de negocio agregando detalles esenciales como dirección de la tienda, horario comercial, dirección de correo electrónico y sitio web. Asegúrate de que esta información sea precisa y esté actualizada.

Y listo, ya tendrás lista tu cuenta de WhatsApp Business, pero OJO, esto solo es el comienzo.

Cómo redactar mensajes convincentes para atraer a tus clientes 

Ya vimos las distintas funciones a las que puedes accesar con WhatsApp Business, ahora te daremos una guía completa para que puedas configurar y sacar el mayor provecho a la aplicación.

1. Respuestas Rápidas

¿Qué son? Las respuestas rápidas son mensajes preestablecidos que puedes utilizar para responder a preguntas frecuentes de tus clientes con facilidad y rapidez.

Beneficios: Ahorran tiempo, garantizan respuestas consistentes y mejoran la atención al cliente.

Pasos para configurar y usar las Respuestas Rápidas

  1. Abre WhatsApp Business y ve a “Configuración” (ícono de engranaje).
  2. Selecciona “Herramientas para el negocio” y luego “Respuestas rápidas”.
  3. Toca el ícono “+” para agregar una nueva respuesta rápida.
  4. Escribe el mensaje, el atajo y las palabras clave asociadas.
  5. Guarda la respuesta rápida creada.

Para utilizarla, escribe el atajo en el chat y selecciona la respuesta rápida sugerida.

Beneficios de las respuestas rápidas para pequeñas empresas:

  1. Ahorro de tiempo: Responde a las consultas de tus clientes de manera rápida sin tener que escribir mensajes desde cero.
  2. Consistencia: Mantén un tono y estilo de comunicación coherente en todos los mensajes enviados.
  3. Mejora la experiencia del cliente: Brinda un servicio más rápido y personalizado, lo que aumenta la satisfacción del cliente.

Ejemplos prácticos de cómo utilizar las respuestas rápidas

1. Consulta de [Producto]

Utiliza respuestas rápidas para responder eficientemente a las consultas sobre tus productos, como precio, disponibilidad y especificaciones. Por ejemplo, configura una respuesta rápida con la palabra clave “/precio” que incluya información sobre el coste de [Producto] y las opciones de pago disponibles.

2. Programación de citas

Explica cómo las respuestas rápidas pueden usarse para programar citas con los clientes directamente en el chat, ahorrando tiempo y simplificando el proceso. Por ejemplo, crea una respuesta rápida con la palabra clave “/cita” que ofrezca opciones de horarios y fechas disponibles para que el cliente elija.

3. Confirmación de pedidos

Describe cómo las respuestas rápidas pueden utilizarse para confirmar pedidos de los clientes, proporcionar detalles de entrega y mantenerlos informados sobre el estado de su compra. Por ejemplo, configura una respuesta rápida con la palabra clave “/confirmación” que incluya un mensaje de agradecimiento por la compra, detalles de envío y un número de seguimiento.

4. Preguntas frecuentes

Demuestra cómo las respuestas rápidas pueden configurarse para responder a preguntas comunes de los clientes, como tiempos de entrega y política de devoluciones. Por ejemplo, crea una respuesta rápida con la palabra clave “/entrega” que explique cuánto tiempo tarda el envío de [Producto] y las condiciones de entrega.

Plantilla personalizable👇🏻:

Mensaje: Hola, gracias por contactarnos. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00. ¿En qué podemos ayudarte hoy?

Atajo: /horario
Palabras clave: horario, atención, disponibilidad.

2. Mensajes Automatizados

¿Qué son? Los mensajes automatizados son respuestas automáticas que se envían a tus clientes cuando te contactan fuera de tu horario de atención o cuando recibes un nuevo mensaje. Es importante configurarlos ya que desde otras redes sociales puedes recibir mensajes.

Beneficios: Mantienen a tus clientes informados y mejoran la experiencia del cliente.

Pasos para configurar y usar Mensajes Automatizados

  1. Abre WhatsApp Business y ve a “Configuración”.
  2. Selecciona “Herramientas para el negocio” y luego “Mensaje de ausencia” o “Mensaje de bienvenida”.
  3. Activa la función y personaliza el mensaje según tus necesidades.
  4. Configura el horario y los destinatarios del mensaje.
  5. Guarda los cambios realizados.

Tipos de mensajes automatizados y casos de uso

  1. Mensaje de bienvenida: Saluda a tus clientes cuando inician una conversación con tu negocio por primera vez.
  2. Mensaje de ausencia: Informa a tus clientes que no estás disponible en ese momento y cuándo podrán obtener una respuesta.
  3. Respuestas rápidas: Mensajes predefinidos para responder a preguntas y consultas comunes de manera eficiente.

Cómo enviar mensajes automatizados

Configurar activadores

En la sección de “Herramientas de empresa”, establece las condiciones bajo las cuales se enviarán los mensajes automatizados, como el horario de atención o después de un tiempo específico sin respuesta.

Ejemplos de uso efectivo de mensajes automatizados

  1. Una tienda de ropa utiliza un mensaje de bienvenida para compartir información sobre sus últimas colecciones y promociones.
  2. Un restaurante envía un mensaje de ausencia fuera de su horario de atención, indicando cuándo estarán abiertos nuevamente.
  3. Un negocio de servicios utiliza respuestas rápidas para responder a preguntas frecuentes sobre precios y disponibilidad.

Plantillas personalizables

Mensaje de bienvenida

¡Hola! Gracias por contactar a [Nombre de la empresa]. Estamos aquí para ayudarte. Por favor, indícanos en qué podemos asistirte.

Mensaje de ausencia

Gracias por contactarnos. En este momento estamos fuera de nuestro horario de atención. Te responderemos tan pronto como estemos disponibles. Nuestro horario es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00. ¡Hasta pronto!

Mejores prácticas y consejos: Personaliza tus mensajes para reflejar el tono y estilo de tu marca. Asegúrate de actualizar la información según sea necesario.

3. Etiquetas

¿Qué son? Las etiquetas te permiten organizar y categorizar tus conversaciones con clientes para facilitar su seguimiento y gestión.

Beneficios: Mejoran la eficiencia y la organización de tus comunicaciones con clientes.

Pasos para configurar y usar Etiquetas

  1. Abre una conversación en WhatsApp Business.
  2. Toca el ícono de etiqueta en la parte superior.
  3. Selecciona una etiqueta existente o crea una nueva.
  4. Guarda la etiqueta aplicada.

Plantillas personalizables

Existen varios tipos de etiquetas disponibles en WhatsApp Business, y aquí te explicamos cómo puedes aprovechar cada una de ellas:

  1. Etiquetas personalizadas: Puedes crear tus propias etiquetas para adaptarlas a las necesidades específicas de tu negocio. Por ejemplo, si tienes una tienda de ropa, podrías crear etiquetas como “Pedido pendiente”, “Consulta de tallas” o “Devolución”.
  2. Etiquetas predefinidas: WhatsApp Business también ofrece etiquetas predefinidas, como “Nuevo cliente”, “Pago pendiente” o “Pedido finalizado”. Estas etiquetas pueden ser útiles para categorizar rápidamente las conversaciones sin tener que crear tus propias etiquetas desde cero.

Ahora que conoces los diferentes tipos de etiquetas, veamos cinco ejemplos prácticos de cómo puedes utilizarlas para mejorar la comunicación con tus clientes:

  1. Gestión de pedidos: Utiliza etiquetas como “Pedido pendiente”, “En proceso” y “Pedido finalizado” para llevar un registro detallado del estado de cada pedido y asegurarte de que todos los pedidos se gestionen de manera eficiente.
  2. Atención al cliente: Etiqueta las consultas y problemas de tus clientes con etiquetas como “Consulta de producto” o “Problema técnico” para brindar soluciones rápidas y personalizadas a cada situación.
  3. Cobros y pagos: Utiliza etiquetas como “Pago pendiente”, “Pago confirmado” y “Devolución” para llevar un registro de los pagos y asegurarte de que todos los cobros se realicen correctamente.
  4. Segmentación de clientes: Etiqueta a tus clientes según sus intereses o comportamiento de compra, como “Interesado en promociones” o “Cliente frecuente”, para adaptar tus mensajes y ofrecerles una experiencia más personalizada.
  5. Seguimiento de leads: Si utilizas WhatsApp Business para captar nuevos clientes, puedes utilizar etiquetas como “Nuevo lead” o “Lead en seguimiento” para priorizar y gestionar de manera eficiente tus oportunidades de negocio.

Mejores prácticas y consejos: Crea etiquetas que reflejen las necesidades específicas de tu negocio. Utiliza colores y nombres distintivos para facilitar la identificación.

Esta guía está diseñada para ser fácil de seguir, con encabezados y subencabezados claros que te permiten acceder rápidamente a la información que necesitas. Al utilizar estas características y seguir las mejores prácticas y consejos proporcionados, podrás aprovechar al máximo WhatsApp Business en tu empresa. ¡Mucho éxito!

Consejos prácticos para promocionar tu negocio con éxito

1. Construye una voz de marca sólida

Define un tono y estilo de comunicación que represente la personalidad de tu marca y que resuene con tu público objetivo. La consistencia en la voz de marca facilitará la conexión emocional con tus clientes.

2. Gestiona las consultas de los clientes de manera eficiente

Utiliza etiquetas para organizar las conversaciones y garantizar que todas las consultas se atiendan de manera oportuna. Asigna a un miembro del equipo para monitorear y responder a los mensajes.

3. Automatiza respuestas con respuestas rápidas

Ahorra tiempo y mejora la experiencia del cliente configurando respuestas rápidas para preguntas frecuentes sobre [producto], como características, precios, y disponibilidad.

4. Usa la función de listas de difusión de manera consciente

Envía promociones, novedades y actualizaciones de [producto] a través de listas de difusión, pero evita el spam y respeta las preferencias de tus clientes.

Mas consejos para usar la lista de difusión aquí.

5. Analiza y mide la efectividad de tu estrategia

Utiliza las estadísticas de WhatsApp Business para evaluar la efectividad de tus mensajes y adaptar tu estrategia según los resultados obtenidos.

Mejores prácticas para crear mensajes atractivos y llamados a la acción efectivos

  1. Personaliza tus mensajes:Dirígete a tus clientes por su nombre y adáptate a sus necesidades específicas para generar confianza y lealtad.
  2. Sé claro y conciso:Redacta mensajes breves y directos que transmitan de manera efectiva la información sobre [producto].
  3. Incluye multimedia:Aprovecha imágenes, videos y audios para hacer tus mensajes más atractivos y fáciles de entender.
  4. Crea llamados a la acción claros:Incluye botones o enlaces que guíen a tus clientes hacia la acción que deseas que realicen, como comprar [producto] o suscribirse a tu newsletter.
  5. Fomenta la interacción:
  6. Invita a tus clientes a hacer preguntas, compartir opiniones y participar

Conclusión

Aprovechando el poder de WhatsApp Business, los empresarios y vendedores pueden crear un sistema de atención al cliente eficiente y adaptado a las necesidades de sus clientes. Como resultado, podrán generar confianza con su audiencia proporcionando una comunicación personalizada y utilizando contenido multimedia en sus mensajes.

Además, unas llamadas a la acción eficaces pueden ayudar a guiar a tus clientes para que realicen las acciones deseadas, como comprar productos o suscribirse a boletines informativos.

Utilizando estas buenas prácticas para crear mensajes atractivos y llamadas a la acción eficaces en WhatsApp Business, deberías ver resultados positivos en términos de compromiso y conversiones de ventas Aprendamos Marketing te desea éxito en esta empresa.

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Rubén Gallardo Lobato es autor del libro Marketing Práctico para PyMES, director de Aprendamos Marketing, empresa líder en Latinoamérica en capacitación de marketing digital para PyMES.

Es el creador del concepto de la fábrica de creación y captura de valor, metodología que simplifica la creación, implementación y optimización de la estrategia de marketing de una PyME.

En el 2021 Rubén fue reconocido como uno de los 100 emprendedores más importantes en México.

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