Utilizar WhatsApp para la comunicación empresarial puede ser una forma estupenda de mantenerte en contacto con tus clientes y llegar a los consumidores potenciales. Es fácil de configurar, rápido, seguro y fiable para mensajes, imágenes, vídeos y otros tipos de medios. Sin embargo, hay ciertas ventajas y desventajas de utilizar WhatsApp que debes tener en cuenta a la hora de decidir si es adecuado para tu negocio.

La función de WhatsApp en los negocios

WhatsApp es una gran herramienta de mensajería instantánea para la comunicación empresarial, te permite compartir información de forma rápida y sencilla con clientes, proveedores y otras partes interesadas. Gracias a su aplicación hermana, WhatsApp Business, se puede crear una experiencia mucho más profesional con toda su gama de herramientas avanzadas. Esto incluye mensajes de saludo, respuestas rápidas y mensajes de ausencia.

La función que desempeña WhatsApp para ayudar a los negocios a mejorar sus ventas, es que contribuyen en crear una conexión más profunda con los clientes. Provee cercanía, inmediatez y por consiguiente la percepción de confianza.

A continuación, enlistaremos las principales ventajas y desventajas de WhatsApp para los negocios.

Ventajas de WhatsApp

Las principales ventajas que ofrece WhatsApp son:

1. WhatsApp es rápido y fácil de usar

2. Su uso gratuito

3. Es posible llegar rápidamente a clientes potenciales

4. Se puede compartir contenido multimedia

5. Tiene funciones de automatización

6. Conversaciones y chats de grupo

7. Seguridad encriptada

8. Mejora del servicio de atención al cliente

9. Diversidad de herramientas para agregar nuevas funcionalidades

10. WhatsApp está integrado directamente con todo el universo Meta

Ventaja 1: WhatsApp es rápido y fácil de usar

WhatsApp es una plataforma que puede utilizar cualquiera, independientemente de sus conocimientos técnicos. Su interfaz es intuitiva y sencilla de usar, lo que hace que se pueda aprender a usarlo en muy poco tiempo simplemente explorando la herramienta.

Esto significa que, no necesitas dedicar tiempo a formar a los empleados sobre cómo emplearlo, aunque estos no sean jóvenes o “no hayan crecido con la tecnología”, lo que afortunadamente le puede ahorrar mucho tiempo y dinero a una empresa.

Ventaja 2: Su uso es gratuito

Otra gran ventaja de WhatsApp es que su uso es gratuito. Eso puede suponer un increíble beneficio para las empresas en cuanto a ahorro, especialmente las pequeñas y medianas, que no disponen de grandes recursos y presupuestos.

Basta con descargar la aplicación en un dispositivo, crear una cuenta, vincularlo con un número telefónico y ya estarás listo para aprovechar el poder de WhatsApp.

Ventaja 3: Es posible llegar rápidamente a los clientes potenciales

WhatsApp es la aplicación más utilizada del mundo con más de 2,000 millones de usuarios activos, lo que te ofrece un gran potencial para llegar a nuevos clientes de forma rápida y sencilla.

Con WhatsApp Business puedes crear un catálogo de artículos que se pueden compartir con los contactos simplemente enviándoles un enlace o un código QR. Además, permite crear campañas promocionales con mensajes específicos asociados.

De esta forma, puedes llegar a un público enorme en cuestión de segundos, y si se decide, amplificar el elcance con publicidad en Facebook e Instagram.

Ventaja 4: Se puede compartir contenido multimedia

Gracias a WhatsApp, es posible compartir todo tipo de contenido multimedia, como imágenes, vídeos, grabaciones de audio y documentos por chat. Esto permite generar campañas atractivas e interesantes que captarán la atención de más clientes potenciales.

Además, su función de listas de difusión te permite enviar mensajes a varios contactos a la vez sin tener que añadirlos individualmente a la conversación.

Ventaja 5: Tiene funciones de automatización

WhatsApp ofrece varias funciones automatizadas que pueden ayudarte a gestionar fácilmente el servicio de atención al cliente. Su función de Respuesta Rápida, por ejemplo, te permite crear mensajes predefinidos que se pueden utilizar cuando los clientes hacen las mismas preguntas una y otra vez.

También puedes configurar mensajes de ausencia automatizados para que tus clientes sepan con quién deben ponerse en contacto si tus agentes no están disponibles o la solicitud llega en horario inactivo del negocio.

📌 Artículo recomendado: Guía: ¿Cómo hacer un chatbot de WhatsApp para vender?

Ventaja 6: Conversaciones y chats de grupo

La plataforma WhatsApp te permite crear chats de grupo y conversaciones, lo que es ideal tanto para la comunicación interna entre empleados, como para la atención al cliente.

Los chats de grupos pueden utilizarse para intercambiar información, compartir ideas o mantener conversaciones con clientes que solicitan ayuda. También te permite comunicar rápidamente cambios en políticas, planes y estrategias dentro de la empresa.

Ventaja 7: Seguridad encriptada

WhatsApp ha implementado el cifrado de extremo a extremo, lo que significa que todos los mensajes enviados y recibidos están cifrados y son seguros, de modo que solo pueden ser leídos por el remitente y el destinatario. Esto garantiza que los datos de los clientes permanezcan seguros y privados.

Además de esta función de seguridad, WhatsApp también ofrece verificación en dos pasos mediante SMS o correo electrónico en el momento del registro e inicio de sesión.

Ventaja 8: Mejora del servicio de atención al cliente

WhatsApp es una gran herramienta para ofrecer atención al cliente. Puedes responder rápidamente a las preguntas y quejas de los clientes, así como proporcionarles actualizaciones puntuales sobre pedidos o envíos.

Además, puedes utilizar WhatsApp para enviar boletines promocionales u ofertas directamente a tus contactos, lo que les facilitará el acceso a la información que necesitan en el momento en el que la requieran.

Ventaja 9: Diversidad de herramientas para agregar nuevas funcionalidades

En los últimos años, muchos emprendedores se han dado cuenta del poder de WhatsApp y han comenzado a desarrollar herramientas tecnológicas que facilitan la incorporación de nuevas funcionalidades y características a la plataforma.

Estas herramientas pueden utilizarse para crear bots automatizados de atención al cliente, enviar notificaciones masivas, supervisar mensajes en tiempo real, adaptar potentes CRM y mucho más.

📌 Artículo recomendado: Los 5 mejores CRM para WhatsApp

Ventaja 10: WhatsApp está integrado directamente con todo el universo Meta

Por último, WhatsApp se integra directamente con todo el universo Meta, lo que significa que puedes integrarlo fácilmente con otros servicios como Facebook e Instagram.

De igual modo, la publicidad de Facebook Ads e Instagram Ads abre la posibilidad de iniciar conversaciones de venta con clientes potenciales.

Esta integración permite analizar el comportamiento de los clientes, realizar un seguimiento de las campañas y optimizar su rendimiento, creando una experiencia más personalizada para cada cliente.

Desventajas de WhatsApp

Las principales desventajas de WhatsApp son:

1. Crea la necesidad de inmediatez en los clientes.

2. Consecuencias graves si se manipula la información.

3. La API implica la contratación de servicios.

4. Las funcionalidades pueden llegar a estar limitadas

5. Sin un CRM, no es práctico para grandes equipos de soporte

6. Los mensajes pueden ser malinterpretados

7. Integraciones limitadas

8. Requiere compartir el número de teléfono

9. Sin internet, la comunicación se corta

10. Pueden producirse llamadas de audio y vídeo de baja calidad.

Desventaja 1: Crea la necesidad de inmediatez en los clientes.

WhatsApp suele generar en los clientes una necesidad de inmediatez que puede ser difícil de gestionar y que puede desbordar a los equipos de atención al cliente. Esto se debe a que el cliente espera una respuesta inmediata o una solución instantánea a su problema.

Afortunadamente, usando chatbots de WhatsApp como Funnelchat o Whaticket, se puede solucionar este problema al integrar respuestas y seguimiento automatizado, así como secuencias que le ayudan a los negocios a ofrecer una experiencia de atención al cliente más organizada y eficiente.

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Desventaja 2: Consecuencias graves si se manipula la información.

Dado que los mensajes de WhatsApp están cifrados, es difícil para las empresas controlar el contenido de los mensajes enviados. Esto puede acarrear graves consecuencias si la información se manipula o se utiliza indebidamente.

Es importante que las empresas se aseguren de que sus empleados cumplen las políticas y normativas de la empresa cuando se comunican con los clientes a través de WhatsApp.

Desventaja 3: La API implica la contratación de servicios.

La API de WhatsApp hace posible que las empresas automaticen las conversaciones, pero requiere contratar los servicios de un proveedor externo. Esto puede resultar caro y complicado para las pequeñas empresas que no tienen el presupuesto o los recursos para hacerlo.

La buena noticia es que hay varios proveedores que ofrecen soluciones de integración de WhatsApp a diferentes precios, por lo que las empresas deben tomarse su tiempo para encontrar la que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto.

Desventaja 4: Las funcionalidades pueden llegar a estar limitadas

La falta de características y funcionalidades en WhatsApp puede limitar el rendimiento de las empresas que dependen en gran medida de la plataforma. Por ejemplo, actualmente no es posible enviar archivos de más de 100 MB, lo que puede suponer una limitación para las empresas que necesitan compartir documentos de gran tamaño con sus clientes.

De igual modo, la aplicación no cuenta con funciones de CRM avanzadas de manera nativa, lo que requiere empresas a utilizar CRM externos para la gestión de clientes.

Desventaja 5: Sin un CRM, no es práctico para grandes equipos de soporte

Volviendo a la desventaja anterior, una de las más limitantes es que sin un CRM externo es imposible volver la herramienta eficiente para equipos grandes de soporte con un solo número.

La razón principal es que sería demasiado complicado y llevaría demasiado tiempo gestionar cientos de conversaciones o hacer un seguimiento de los clientes sin la ayuda de una plataforma de apoyo.

Desventaja 6: Los mensajes pueden ser malinterpretados

Debido a su naturaleza asíncrona, los mensajes de WhatsApp pueden malinterpretarse cuando no se añade tono de voz o contexto.

Este riesgo aumenta cuando se trata con clientes de diferentes países y culturas, ya que su interpretación de las palabras puede diferir de lo que pretendía originalmente el remitente.

Es por eso, que al interacturar directamente con un cliente o gestionar una queja, es mejor ser lo más claro y directo posible para minimizar cualquier malentendido.

Desventaja 7: Integraciones limitadas

WhatsApp no ofrece muchas integraciones con otras herramientas, lo que puede limitar la capacidad de las empresas para automatizar conversaciones o integrar datos de clientes.

Esto quiere decir que las empresas tendrán que confiar en proveedores de terceros como Zapier o Integromat para integraciones más complejas.

Desventaja 8: Requiere compartir el número de teléfono

WhatsApp requiere que los usuarios registren sus números de teléfono para poder utilizar el servicio, lo que puede ser un problema para las empresas que quieren mantener el anonimato.

La buena noticia es que existen soluciones como Twilio, que permiten a las empresas crear números virtuales y mantener a salvo sus números de teléfono personales.

Sin embargo, la recomendación es adquirir y destinar un número externo, separado del personal, para utilizarlo como número del negocio.

Desventaja 9: Sin internet, la comunicación se corta

WhatsApp es una aplicación que requiere una conexión de datos (ya sea WiFi o datos móviles) para poder utilizarla.

Si se cae la conexión a Internet, las empresas no pueden comunicarse con sus clientes ni recibir mensajes hasta que se restablezca el servicio.

Desventaja 10: Las llamadas de audio y video pueden ser de baja calidad.

Las llamadas de WhatsApp, tanto de audio como de vídeo, pueden ser de baja calidad debido a diversos factores como la velocidad de la conexión a Internet o la falta de optimización para su uso empresarial.

Por eso mismo solo se recomienda solo para envío de mensajes instantáneos. Para llamadas o videollamadas es preferible recurrir a otras aplicaciones, como Zoom.

En conclusión, ¿vale la pena usar WhatsApp en un negocio?

Sin duda la respuesta es un rotundo SI. WhatsApp puede ser una gran herramienta para que las empresas, especialmente las pequeñas, mantengan una comunicación directa y eficaz con sus clientes.

Sin embargo, es importante tener en cuenta las ventajas y desventajas de utilizar esta app antes de adoptarla para asegurarse de que se satisfacen todas las necesidades de atención al cliente.

Esto garantizará una experiencia de usuario óptima para tanto para los clientes como para las empresas. Al final, las ventajas de utilizar WhatsApp para las empresas dependerán de cada persona y negocio, y de cómo puede beneficiar a sus operaciones y estrategias de marketing.